Ogromne zmiany weszły w kwietniu. Zauważyliście już co dzieje się w urzędach?

Od kwietnia miliony pracujących Polaków mogą wreszcie zapomnieć o frustrujących wyścigach z czasem do zamykających się punktualnie o 16:00 urzędów. Rewolucyjne zmiany w funkcjonowaniu administracji państwowej już obowiązują, a pierwsze efekty zaskakują choćby ekspertów. Co dokładnie się zmieniło i dlaczego mieszkańcy odetchnęli z ulgą?

Fot. Warszawa w Pigułce

Absurdalna sytuacja odeszła w przeszłość

Przez dziesięciolecia polscy pracownicy znajdowali się w beznadziejnej sytuacji. Urzędy działały w identycznych godzinach jak większość firm prywatnych – od 8:00 do 16:00. Oznaczało to, iż każde załatwienie najprostszej sprawy urzędowej wymagało wzięcia urlopu, proszenia pracodawcy o zwolnienie lub angażowania rodziny w biurokratyczne sprawy.

Ta irracjonalna organizacja pracy administracji publicznej została zlikwidowana 26 kwietnia 2025 roku, kiedy weszło w życie rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów wprowadzające elastyczne godziny pracy w kluczowych instytucjach państwowych.

Nowe przepisy dają kierownikom urzędów swobodę w ustalaniu godzin otwarcia między 7:00 a 10:00 rano, przy zachowaniu ośmiogodzinnego dnia pracy. Najważniejszą zmianą jest obowiązkowe przedłużenie obsługi mieszkańców do godziny 18:00 przynajmniej jeden dzień w tygodniu.

Te urzędy już pracują dłużej

Reforma objęła szerokie spektrum instytucji, z którymi mieszkańcy mają kontakt w codziennym życiu. Elastyczne godziny wprowadzono w urzędach administracji rządowej, placówkach korpusu służby cywilnej, Prokuratorii Generalnej RP, regionalnych izbach obrachunkowych oraz Instytucie Pamięci Narodowej.

W praktyce oznacza to, iż miliony obywateli zyskały możliwość załatwienia spraw związanych z podatkami, dokumentami, pozwoleniami czy innymi formalnościami po zakończeniu własnej pracy. Koniec z koniecznością proszenia o zwolnienie na kilka godzin czy traceniem cennych dni urlopu na biurokrację.

Lokalne urzędy prześcigają się w pomysłach

Pierwsze miesiące funkcjonowania nowego systemu pokazują, iż reforma przebiegła sprawniej niż oczekiwano. Urzędy nie tylko formalnie wypełniły nowe wymagania, ale wiele placówek zdecydowało się na rozwiązania wykraczające poza minimum wymagane przez prawo.

Urząd miejski w Kutnie rozpoczyna pracę już o 7:30 i kończy o 15:30, dodatkowo oferując środowe przedłużenia do 17:00. Administracja w Łodzi wybrała tradycyjne godziny 8:00-16:00, ale wprowadza wtorkowe przedłużenia do 17:00. Piotrków Trybunalski również zdecydował się na wtorkowe wydłużenia obsługi mieszkańców.

Każde z tych rozwiązań pokazuje, jak różnie można interpretować ramy prawne, dostosowując je do lokalnych potrzeb i specyfiki społeczności.

Mieszkańcy przestali tracić urlopy

Wprowadzenie elastycznych godzin eliminuje jedną z najbardziej irytujących cech polskiej biurokracji. Osoby pracujące w standardowych godzinach były praktycznie odcięte od możliwości bezproblemowego załatwiania spraw urzędowych. Każda wizyta oznaczała komplikacje w pracy, prośby o zwolnienia lub wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego.

Szczególną ulgę odczuwają rodzice dzieci w wieku szkolnym, którzy wcześniej musieli łączyć wizyty w urzędzie z odbiorem dzieci ze szkoły. Znacząco poprawiła się też sytuacja pracowników zmianowych, którzy dotychczas mieli praktycznie niemożliwy dostęp do usług administracyjnych.

Nieplanowaną korzyścią okazało się dramatyczne skrócenie kolejek w urzędach. Rozłożenie obsługi na dłuższy czas oznacza mniejsze zagęszczenie w tradycyjnych godzinach szczytu, co poprawia komfort zarówno dla petentów, jak i urzędników. Pracownicy administracji zgłaszają zmniejszenie stresu i więcej czasu w rzetelne rozpatrzenie każdej sprawy.

Rząd realizuje obietnice o nowoczesnej administracji

Jan Grabiec, szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, przedstawia reformę jako praktyczną realizację hasła „administracja dla ludzi, a nie ludzie dla administracji”. To podejście oznacza fundamentalną zmianę w filozofii funkcjonowania państwa, gdzie instytucje publiczne dostosowują się do potrzeb społeczeństwa.

Specjaliści od administracji publicznej zgodnie oceniają zmiany jako zgodne z europejskimi standardami obsługi obywateli. Po latach krytyki sztywności polskiej biurokracji, elastyczne godziny pracy stanowią widoczny sygnał modernizacji systemu publicznego.

Reforma wpisuje się w szerszą strategię przekształcenia polskiej administracji, która obejmuje także cyfryzację usług i uproszczenie procedur. Elastyczne godziny mają być rozwiązaniem przejściowym do momentu, gdy większość spraw będzie można załatwić online o dowolnej porze.

Nie obyło się bez problemów organizacyjnych

Wprowadzenie nowego systemu przyniosło też wyzwania, z którymi muszą się zmierzyć kierownicy urzędów. Największą trudnością okazała się koordynacja między różnymi instytucjami pracującymi w odmiennych godzinach. Planowanie spotkań międzyurzędowych i bieżąca komunikacja wymagają teraz większej uwagi.

Dyrektorzy placówek muszą zapewnić odpowiednie pokrycie kadrowe przez wszystkie godziny obsługi, co często oznacza reorganizację zespołów i wprowadzenie systemów zmianowych. Niektóre urzędy potrzebują dodatkowych szkoleń dla kadry kierowniczej w zakresie planowania harmonogramów pracy.

Problemem pozostaje także świadomość mieszkańców o nowych możliwościach. Część społeczeństwa przez cały czas nie wie o zmianach i kontynuuje dotychczasowe nawyki związane z planowaniem wizyt w urzędach.

Koszty reformy obciążają budżety urzędów

Dłuższa obsługa mieszkańców generuje dodatkowe koszty związane z mediami, ochroną oraz wynagrodzeniami dla pracowników pozostających po godzinach. Niektóre placówki musiały także inwestować w lepsze systemy zarządzania harmonogramami pracy.

Rząd nie przewiduje dodatkowych dotacji na pokrycie zwiększonych kosztów funkcjonowania. Urzędy muszą znaleźć oszczędności w innych obszarach działalności lub efektywniej wykorzystać dostępne zasoby.

Długoterminowo reforma może jednak przynieść korzyści całej gospodarce. Eliminacja konieczności brania urlopów na sprawy urzędowe oznacza zwiększenie produktywności w sektorze prywatnym i zmniejszenie strat związanych z nieobecnościami w pracy.

Jeszcze bardziej radykalne zmiany w planach

Obecne zmiany to dopiero początek modernizacji polskiej administracji. W perspektywie najbliższych lat rozważane są jeszcze bardziej rewolucyjne rozwiązania, w tym wprowadzenie czterodniowego tygodnia pracy w sektorze publicznym.

Eksperymenty z 35-godzinnym tygodniem pracy prowadzą już miasta takie jak Włocławek czy Leszno, testując wpływ skróconego czasu pracy na efektywność swoich pracowników. Docelowo elastyczne godziny mają stanowić etap przejściowy do pełnej cyfryzacji usług publicznych.

Reforma elastycznych godzin w polskich urzędach dowodzi, iż modernizacja administracji publicznej nie tylko jest możliwa, ale przynosi szybkie i wymierne korzyści. Era tracenia urlopu na biurokrację definitywnie należy do przeszłości, a pierwsze doświadczenia pokazują, iż Polacy gwałtownie docenili nowe możliwości.

Źródło: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 17 kwietnia 2025 r., komunikaty Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, dane z urzędów administracji publicznej