2 godzin temu
Od stycznia 2026 roku każda firma w Polsce będzie mogła sprawdzić, czy dyplom kandydata do pracy jest autentyczny. Nowe przepisy pozwolą zweryfikować dokumenty choćby sprzed 50 lat, ale za każdą kontrolę trzeba będzie zapłacić około 47 złotych. Ministerstwo ostrzega jednak, iż nieprawidłowe wykorzystanie systemu może skutkować wysokimi karami finansowymi również dla pracodawców.
Fot. Shutterstock
Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego przygotowało rewolucyjną nowelizację ustawy o szkolnictwie wyższym, która fundamentalnie zmieni polski rynek pracy. Po latach problemów z fałszywymi dokumentami pracodawcy w końcu zyskają narzędzie, które pozwoli im sprawdzić prawdziwość dyplomów przedstawianych przez kandydatów i obecnych pracowników. System obejmie dokumenty wydawane na przestrzeni ostatnich pięciu dekad, co oznacza możliwość weryfikacji wykształcenia również starszych pracowników.
Nowe rozwiązanie powstało w odpowiedzi na rosnący problem oszustów na rynku pracy oraz wieloletnie postulaty firm, które zgłaszały trudności w sprawdzaniu autentyczności dyplomów. Dotychczas pracodawcy nie mogli skontaktować się bezpośrednio z uczelniami w celu potwierdzenia prawdziwości dokumentów, a próby takiej weryfikacji mogły naruszać przepisy o ochronie danych osobowych.
Jak będzie działał nowy system kontroli dyplomów
Mechanizm weryfikacji będzie oparty na składaniu elektronicznych wniosków przez pracodawców, którzy będą musieli wykazać interes prawny oraz uzasadnione wątpliwości co do autentyczności dyplomu. To oznacza, iż firmy nie będą mogły sprawdzać dokumentów bez konkretnych powodów do podejrzeń.
Pracodawca wnioskujący o weryfikację będzie zobowiązany do przeprowadzenia wstępnej kontroli zabezpieczeń dyplomu przed fałszerstwem, zgodnie z przepisami o dokumentach publicznych. Dopiero po stwierdzeniu nieprawidłowości w zabezpieczeniach będzie mógł zwrócić się do uczelni z oficjalnym wnioskiem.
We wniosku firma musi zamieścić dane posiadacza dyplomu, w szczególności imię, nazwisko oraz numer dokumentu. Dodatkowo pracodawca jest zobowiązany do podania własnych danych identyfikacyjnych oraz szczegółowego wyjaśnienia powodów wzbudzenia podejrzeń co do autentyczności dyplomu. Brak któregokolwiek z tych elementów może skutkować odrzuceniem wniosku.
Uczelnie będą miały obowiązek udzielenia odpowiedzi w określonym terminie, potwierdzając lub zaprzeczając faktowi wydania danego dyplomu oraz prawdziwości zawartych w nim informacji. Cały proces będzie odbywał się wyłącznie drogą elektroniczną, co ma zapewnić sprawność i bezpieczeństwo procedury.
Za każdą weryfikację trzeba zapłacić niemal 50 złotych
Udzielenie informacji przez uczelnie będzie odpłatne. Wysokość opłaty ustalono na poziomie jednego procenta minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu złożenia wniosku. Przy obecnej płacy minimalnej oznacza to koszt około 47 złotych za każdą weryfikację dyplomu, a kwota ta będzie rosła wraz ze wzrostem płacy minimalnej.
Opłata ma pokryć koszty administracyjne uczelni związane z obsługą wniosków oraz chronić przed masowymi, nieuzasadnionymi zapytaniami. Ministerstwo szacuje, iż rocznie w Polsce wydawanych jest średnio 299 tysięcy dyplomów ukończenia studiów, a nowa regulacja może dotyczyć dokumentów z ostatnich pięciu dekad.
Wprowadzenie opłaty oznacza, iż pracodawcy będą musieli rozważnie podchodzić do decyzji o weryfikacji, co może ograniczyć liczbę wniosków do rzeczywiście uzasadnionych przypadków. Koszt weryfikacji prawdopodobnie stanie się standardowym elementem budżetów działów personalnych w większych firmach, szczególnie tych rekrutujących na stanowiska wymagające specjalistycznego wykształcenia.
Uczelnie mają rok na przygotowanie infrastruktury
Wejście w życie nowych przepisów 1 stycznia 2026 roku da uczelniom czas na przygotowanie się do realizacji nowych obowiązków. Instytucje szkolnictwa wyższego będą musiały opracować i wdrożyć odpowiednie procedury oraz stworzyć infrastrukturę techniczną do obsługi elektronicznych wniosków.
Szczególnym wyzwaniem będzie digitalizacja starych archiwów i stworzenie systemów pozwalających na szybkie odnalezienie informacji o dyplomach wydawanych choćby kilkadziesiąt lat temu. Wiele uczelni będzie musiało zainwestować w nowe rozwiązania informatyczne oraz zwiększyć zatrudnienie w działach obsługujących tego typu zapytania.
Autorzy projektu zdają sobie sprawę, iż wprowadzenie proponowanych rozwiązań w tak krótkim czasie nałoży na uczelnie ogromne dodatkowe obciążenia. Instytucje będą musiały w trybie przyspieszonym przeszkolić pracowników, wydać stosowne upoważnienia oraz stworzyć systemy umożliwiające sprawną weryfikację dyplomów z archiwów. Wiele mniejszych uczelni może mieć poważne problemy z finansowaniem i realizacją niezbędnych inwestycji w tak krótkim terminie.
Wysokie kary za nieprawidłowe wykorzystanie danych
Ministerstwo ostrzega, iż nowe przepisy muszą być stosowane zgodnie z obowiązującymi regulacjami o ochronie danych osobowych, a ich naruszenie może skutkować wysokimi karami finansowymi oraz odpowiedzialnością prawną pracodawców. System weryfikacji będzie przetwarzał wrażliwe dane osobowe dotyczące wykształcenia, co wymaga szczególnych zabezpieczeń.
Pracodawcy będą mogli wykorzystywać uzyskane informacje wyłącznie do celów, dla których zostały pozyskane, czyli weryfikacji autentyczności dyplomów w procesie rekrutacji lub kontroli już zatrudnionych pracowników. Wykorzystanie danych do innych celów, ich udostępnianie osobom trzecim czy przechowywanie dłużej niż to niezbędne może prowadzić do surowych konsekwencji prawnych.
Zgodnie z ogólnymi przepisami RODO, kary za naruszenie ochrony danych osobowych mogą sięgać choćby 4 procent rocznego obrotu firmy lub 20 milionów euro, w zależności od tego, która kwota jest wyższa. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw oznacza to potencjalne kary liczone w dziesiątkach lub setkach tysięcy złotych.
Kluczowe znaczenie będzie miała ochrona danych przed niepowołanym dostępem oraz zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych. Firmy będą musiały wdrożyć procedury określające, kto ma dostęp do informacji uzyskanych w ramach weryfikacji oraz jak długo mogą być one przechowywane.
Rewolucja w procesach rekrutacyjnych polskich firm
Wprowadzenie możliwości weryfikacji dyplomów prawdopodobnie zmieni standardowe procedury rekrutacyjne w polskich firmach. Działy personalne będą musiały opracować wewnętrzne regulacje określające, w jakich przypadkach przeprowadzać weryfikację, uwzględniając zarówno koszt procedury, jak i specyfikę stanowiska.
Szczególnie istotne może to być w przypadku stanowisk wymagających specjalistycznego wykształcenia, gdzie fałszywy dyplom może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa lub jakości świadczonych usług. Dotyczy to między innymi zawodów medycznych, inżynierskich, prawniczych czy finansowych, gdzie nieprawdziwe kwalifikacje mogą prowadzić do poważnych konsekwencji.
Nowe przepisy mogą również nieznacznie wydłużyć czas trwania procesów rekrutacyjnych o okres potrzebny na otrzymanie odpowiedzi z uczelni. Z drugiej strony możliwość szybkiej weryfikacji może zwiększyć pewność decyzji kadrowych i ograniczyć ryzyko zatrudnienia osoby nieposiadającej wymaganych kwalifikacji, co długoterminowo może przynieść firmom znaczne oszczędności.
Co to oznacza dla ciebie jako pracownika lub kandydata
Jeśli jesteś uczciwy i posiadasz prawdziwy dyplom, nowe przepisy będą działały na twoją korzyść. System weryfikacji ma chronić osoby z autentycznymi kwalifikacjami przed nieuczciwą konkurencją ze strony osób posługujących się fałszywymi dokumentami. Zwiększy to również ogólne zaufanie do procesu rekrutacji i podniesie standardy na polskim rynku pracy.
Jako kandydat do pracy powinieneś być przygotowany na możliwość weryfikacji swojego dyplomu przez potencjalnego pracodawcę. Oznacza to, iż warto zadbać o to, aby dokumenty były w dobrym stanie i zawierały wszystkie wymagane elementy zabezpieczające. jeżeli ukończyłeś studia dawno temu, warto skontaktować się z uczelnią i upewnić się, iż twoje dane są aktualne w ich systemach.
W praktyce weryfikacja prawdopodobnie będzie dotyczyła głównie stanowisk wymagających specjalistycznego wykształcenia lub w przypadkach, gdy pracodawca ma konkretne powody do wątpliwości. Nie oznacza to jednak, iż każdy kandydat będzie automatycznie sprawdzany – koszt weryfikacji oraz konieczność wykazania uzasadnionych podejrzeń ograniczą liczbę kontroli.
Jeśli twój dyplom zostanie zakwestionowany przez pracodawcę, masz prawo do wyjaśnienia sytuacji i przedłożenia dodatkowych dokumentów potwierdzających twoje wykształcenie. W przypadku pomyłki lub błędu w systemie uczelni, będziesz miał możliwość odwołania się i wyjaśnienia sprawy z pomocą swojej alma mater.
Nowe przepisy oznaczają również, iż rynek pracy stanie się bardziej transparentny i uczciwy. Osoby inwestujące czas i pieniądze w zdobycie prawdziwego wykształcenia będą miały lepsze szanse na konkurowanie o atrakcyjne stanowiska, ponieważ pracodawcy zyskają narzędzie do eliminowania kandydatów z fałszywymi kwalifikacjami.
