Obieg faktur kosztowych w działalności produkcyjnej. Jak uniknąć błędów i przestojów?

W środowisku produkcyjnym każdy dzień, a choćby każda godzina opóźnienia w płatności mogą realnie wpływać na harmonogram dostaw, dostępność komponentów czy płynność współpracy z dostawcami. Faktury kosztowe, trafiając do firmy, muszą przejść przez kilka rąk, systemów i działów. W przypadku manualnych czy rozproszonych procedur nietrudno o błędy, przestoje i poważne konsekwencje. Elektroniczny obieg faktur kosztowych to sposób na to, by poszczególne procesy stały się efektywniejsze, ustandaryzowane, przejrzyste i niepodatne na ryzyko operacyjne.

Obieg faktur w firmie produkcyjnej – co może pójść nie tak?

Faktura kosztowa w firmie stanowi potwierdzenie zakupu komponentów, materiałów, usług serwisowych czy procesu logistycznego. Zagrożony system obiegu faktur może rzutować negatywnie na ciągłość operacyjną całego zakładu.

Mimo postępującej cyfryzacji w wielu firmach wciąż funkcjonuje tradycyjny, papierowy obieg faktur kosztowych. W takim modelu dokumentacja przekazywana jest fizycznie czy mailowo, często bez jasno ustalonej ścieżki. W takim środowisku faktury często giną, zalegają na biurkach czy przekazywane są bez kontekstu albo opisu. Innym razem trafiają do księgowości bez wcześniejszej akceptacji przez osoby odpowiedzialne.

Mało tego – w tradycyjnym obiegu faktury nie zawsze są zgodne z konkretnymi zamówieniami, zleceniem produkcyjnym, kontraktem czy umową. Pracownicy księgowości muszą więc manualnie weryfikować dane, dopytywać, przekierowywać fakturę i poświęcać swój czas na ustalanie podstawowych informacji. Proces rozciąga się w czasie, a ryzyko błędów księgowych, dublowania kosztów lub opóźnienia terminów płatności – rośnie.

Nie jasne workflow dokumentów to także brak odpowiedzialności. Gdy nie wiadomo, kto ma zatwierdzić dany dokument, proces staje w miejscu. W firmach produkcyjnych grozi to zatrzymaniem linii, niedostarczeniem produktu na czas czy opóźnieniami w realizacji kolejnych etapów, a negatywne skutki mogą rzutować nie tylko na finanse, ale i na wizerunek przedsiębiorstwa.

Elektroniczny obieg faktur kosztowych – metoda na przewidywalność i ciągłość operacyjną

Firmy produkcyjne jak mało które wiedzą, jak zbawienna w kontekście maksymalizowania efektywności operacyjnej przedsiębiorstwa jest automatyzacja procesów. Obieg faktur nie jest w tym kontekście wyjątkiem. Sięgając po dedykowany system informatyczny – np. elektroniczny obieg dokumentów, można zunifikować, przyspieszyć i wreszcie zautomatyzować wiele powtarzalnych zadań — od wprowadzania faktury, do jej zaksięgowania — które do tej pory musieli wykonywać pracownicy.

Zastosowanie elektronicznego obiegu faktur kosztowych wprowadza przejrzystość, której brakuje tradycyjnym procesom. Dostrzec ją można już na etapie wpływu dokumentu do firmy – czy to jako skan, PDF, czy e-faktura – któremu system automatycznie może automatycznie nadać ścieżkę akceptacji zgodną z danymi faktury, przypisaniem jej do konkretnego projektu, zlecenia czy działu.

Obieg faktury elektronicznej – od wpływu do zaksięgowania

Wyjaśnijmy teraz, jak może działać cyfrowy obieg faktur kosztowych w praktyce.

Proces zaczyna się od rejestracji przychodzącej faktury kosztowej wraz ze skanem dokumentu – to zadanie może być realizowane automatycznie w oparciu o funkcje OCR. Następnie dokument zostaje przypisany do odpowiedniego właściciela wewnątrz firmy. Weryfikacja faktury może się odbywać manualnie albo automatycznie, akceptacja faktury następuje zgodnie z drabinką akceptacji. Następnie proces może przechodzić do kroku dekretacji finansowo-księgowej, a potem controllingowej. Na końcu może nastąpić kontrola rachunkowa i wprowadzenie dokumentu do systemu finansowo-księgowego.

Ten obieg może też wyglądać zupełnie inaczej – tak, by jak najlepiej odpowiadać na potrzeby firmy. Dojrzałe platformy do EOD pozwalają na to, by workflow dokumentów być dowolnie rozbudowywany i modyfikowany – zarówno na etapie wdrożenia, jak i później, przy utrzymaniu.

Już za niedługo bardzo ważna stanie się też integracja firmowych systemów z KSeF, czyli Krajowym Systemem e-Faktur. KSeF to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów. System został uruchomiony 1. stycznia 2022 i służy do wystawiania oraz otrzymywania e-faktur drogą elektroniczną.

Na ten moment korzystanie z KSeF jest dobrowolne, natomiast zgodnie z decyzją Ministerstwa Finansów, od 1 lutego 2026 roku stanie się obligatoryjne dla podmiotów, które w poprzednim roku podatkowym przekroczyły wartość 200 mln złotych sprzedaży. Natomiast od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek ten obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

Kluczowym elementem przygotowań firmy do obowiązku korzystania z KSeF jest sprawdzenie, czy wykorzystywane w organizacji systemy pozwalają na integrację z rządowym narzędziem.

Korzyści dla firmy

Przejrzystość, bezpieczeństwo i brak przestojów sprawiają, iż procesowanie faktur i ogólny przepływ dokumentów stają się mierzalne, przewidywalne oraz skalowalne. Profitów z tego tytułu dla firmy jest wiele, a do najważniejszych należy zaliczyć:

• Zachowanie ciągłości procesów produkcyjnych oraz biznesowych.
• Oszczędność czasu.
• Bezpieczeństwo dokumentacji.
• Transparentność procesów i obiegu faktury.
• Redukcja ryzyka błędów i rozproszonej odpowiedzialności.
• Automatyzacja powiadomień i przypomnień o zaległych zadaniach.
• Łatwiejsze przygotowanie do audytów i kontroli.
• Możliwość szybkiego raportowania i analizy kosztów w czasie rzeczywistym.
• Redukcja liczby faktur papierowych: oszczędność miejsca, papieru, energii itp.

Fundamentem zapewnienia sobie tych i innych korzyści jest dobór systemu skrojonego na miarę potrzeb i wyzwań przedsiębiorstwa. Nie warto bowiem inwestować ani w rozwiązanie przeskalowane, ani w takie, które nie w pełni rozwiąże problemy firmy. Warto natomiast wybrać platformę nie tylko funkcjonalną, ale i elastyczną, tzn. rozwijającą się wraz z organizacją.