Rząd wprowadził zmiany w VAT. Urzędy skarbowe otrzymają potężne narzędzie kontroli

Rząd przyjął projekt nowelizacji ustawy o VAT, który wprowadza obowiązek wystawiania i odbierania faktur wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy wejdą w życie w dwóch etapach: od 1 lutego 2026 r. dla największych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. dla reszty przedsiębiorców. To zmiana, która oznacza koniec tradycyjnych faktur — zarówno papierowych, jak i elektronicznych wysyłanych e-mailem.

Fot. Warszawa w Pigułce

Dzięki KSeF wszystkie transakcje będą raportowane bezpośrednio do urzędów skarbowych. Fiskus uzyska wgląd w szczegóły sprzedaży i zakupów jeszcze zanim podatnik złoży deklarację VAT. Ma to z jednej strony uprościć system, a z drugiej – uszczelnić go i ograniczyć wyłudzenia.

Kto musi korzystać z KSeF?

Nowe zasady będą obowiązkowe:

• od 1 lutego 2026 r. dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł rocznie,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców (z wyjątkami).

Dla najmniejszych firm przewidziano jednak okres przejściowy – do końca 2026 roku nie będą musiały wystawiać e-faktur, jeżeli ich sprzedaż fakturowa nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie. To rozwiązanie ma pomóc najmniejszym podatnikom lub osobom wykluczonym cyfrowo.

Faktury offline, załączniki i nowe zasady

Wraz z wprowadzeniem KSeF, zmieni się nie tylko sposób wystawiania faktur, ale też ich forma:

• będzie można wystawiać faktury offline (tzw. tryb „offline24”) – z kodem QR, a następnie wprowadzać je do systemu w ciągu 24 godzin,
• faktury będzie można uzupełniać o załączniki, choć z limitem rozmiaru,
• zmieni się moment rozpoznawania korekt VAT,
• podatnik zdecyduje, czy wystawiać e-faktury także konsumentom.

Kary dopiero od 2027 roku

Choć KSeF będzie obowiązkowy od 2026 roku, Ministerstwo Finansów zapowiedziało brak kar za błędy związane z fakturowaniem do końca tego roku. Firmy mają mieć czas na przystosowanie się do nowego systemu i naukę jego obsługi. Oznacza to, że:

• do końca 2026 r. możliwe będzie wystawianie faktur z kas fiskalnych (gdy podany zostanie NIP),
• dopiero od 1 stycznia 2027 r. będzie obowiązywał wymóg podawania numeru KSeF w płatnościach,
• do końca 2026 r. fiskus nie będzie nakładał kar za błędy w KSeF.

Co zmieni się dla kupujących?

Dla nabywców towarów i usług zmiany oznaczają konieczność samoidentyfikacji. Przy wystawianiu faktury ustrukturyzowanej (czyli przez KSeF), kupujący będzie musiał:

• podać numer VAT, jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT,
• podać NIP, jeżeli nie jest czynnym podatnikiem, ale kupuje na potrzeby firmy i posiada taki numer.

To ważna zmiana, która może dotyczyć również drobnych przedsiębiorców lub osób prowadzących jednoosobową działalność, które dotąd nie musiały podawać takich danych przy każdej transakcji.

Co to oznacza w praktyce?

Dla przedsiębiorców KSeF oznacza koniec faktur w PDF i papierowych oraz konieczność wdrożenia systemów elektronicznych zgodnych z nowym formatem. Małym firmom może to przynieść początkowe trudności organizacyjne, ale w dłuższej perspektywie rząd obiecuje uproszczenie rozliczeń i większe bezpieczeństwo podatkowe.

Dla fiskusa – to potężne narzędzie kontroli. Każda faktura trafi do urzędu od razu po jej wystawieniu. To oznacza większą przejrzystość, ale i znacznie większą odpowiedzialność po stronie firm. Warto już teraz przygotować się na nadchodzące zmiany.