2 godzin temu
System e-Doręczeń przeżywa prawdziwy boom. W ciągu pierwszego półrocza 2025 roku założono ponad 1,4 miliona skrzynek elektronicznych, a urzędy wysłały już ponad 22 miliony przesyłek. Jednak setki tysięcy przedsiębiorców i osób objętych obowiązkiem, wciąż nie dopełniło obowiązku.
Fot. Shutterstock / Warszawa w Pigułce
Od stycznia 2025 roku polska administracja przechodzi cyfrową rewolucję. System e-Doręczeń nadał już ponad 16,7 miliona przesyłek w ramach publicznej usługi hybrydowej i ponad 5,8 miliona w ramach rejestrowanego doręczenia elektronicznego – informuje portal Gov.pl. To oznacza, iż codziennie powstaje średnio około 7800 nowych adresów elektronicznych.
Nie wszystkie firmy nadążają za zmianami. Z początkowymi problemami technicznymi system sobie poradził, ale wciąż tysiące przedsiębiorców może mieć utrudniony dostęp do podstawowych usług urzędowych.
Firmy z KRS straciły możliwość zmian w rejestrze
Od 1 kwietnia 2025 roku wszystkie spółki wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego muszą posiadać aktywny adres do e-Doręczeń. Brak aktywnego adresu do e-Doręczeń uniemożliwia skuteczne złożenie wniosku w Krajowym Rejestrze Sądowym – ostrzega portal Finexis.
Według danych portalu Strefa Biznesu, spośród około 740 tysięcy zobowiązanych spółek do końca marca zaledwie 85 tysięcy (około 11 procent) spełniło ten obowiązek. Sytuacja zmieniła się drastycznie po 1 kwietnia, gdy założenie adresu stało się warunkiem składania jakichkolwiek wniosków w KRS.
W praktyce oznacza to, iż setki tysięcy firm może mieć zablokowaną możliwość wprowadzania zmian w rejestrze. Każda próba zmiany danych – od adresu firmy po dodanie nowego wspólnika – kończy się odrzuceniem wniosku przez sąd.
Zaledwie pół miesiąca dzieli nas od wejścia w życie obowiązku, który będzie dotyczył firm wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS – informowało w marcu Ministerstwo Cyfryzacji. Dziś wiemy, iż większość firm nie skorzystała z tej możliwości.
Nowa pułapka dla jednoosobowych działalności
Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG początkowo mieli spokój do października 2026 roku. Jednak od 1 lipca 2025 roku zasady się zaostrzyły. Przedsiębiorca z CEIDG, który zmienia swój wpis po 30 czerwca 2025 roku, ma obowiązek podania danych do utworzenia adresu do e-Doręczeń we wniosku o zmianę – wyjaśnia portal Biznes.gov.pl.
To oznacza, iż przy każdej aktualizacji danych – od przeprowadzki po zmianę rodzaju działalności – trzeba jednocześnie założyć elektroniczną skrzynkę. Tysiące przedsiębiorców może nie wiedzieć o tej zmianie i zostać zaskoczonymi przy próbie aktualizacji swoich danych.
Przykład jest prosty: przedsiębiorca, który zarejestrował działalność w 2023 roku, planował poczekać z założeniem adresu do 2026 roku. Jednak w sierpniu 2025 roku musi przeprowadzić się do innego miasta. W związku z tym we wniosku o zmianę adresu musi już podać dane do założenia adresu do e-Doręczeń.
System działa sprawnie po początkowych problemach
Pierwsze miesiące 2025 roku nie były łatwe dla elektronicznej administracji. W styczniu część instytucji publicznych zgłaszała poważne trudności z funkcjonowaniem systemu – przypomina portal Gov.pl. Problemy wymagały bezpośredniej interwencji ministra cyfryzacji.
Na ponad 40 tys. podmiotów publicznych, które od 1 stycznia 2025 r. korzystają z e-Doręczeń, tylko 34 podmioty niepoprawnie przeprowadziły integrację z systemem e-Doręczeń – informuje portal Prawo.pl. Głównym problemem było ciągłe odpytywanie o status przesyłek przez systemy urzędów.
Ministerstwo Cyfryzacji wprowadziło znaczące ulepszenia techniczne. Limit wielkości wiadomości z załącznikami zwiększono z 15 MB do 500 MB, a maksymalną liczbę adresatów wiadomości masowej – z 15 do 1000. Zmieniło się też zasady wystawiania dowodu doręczenia – następuje to teraz w chwili otwarcia wiadomości, a nie przy logowaniu do skrzynki.
W aplikacji mObywatel uruchomiono powiadomienia z e-Doręczeń, co znacznie ułatwia kontrolowanie korespondencji. Możliwe stało się również podpisywanie wiadomości dzięki profilu zaufanego.
Gigantyczny plan cyfryzacji do 2029 roku
System e-Doręczeń to dopiero początek większej rewolucji. Do października 2029 roku wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy, komornicy i prokuratura będą musiały prowadzić korespondencję urzędową poprzez e-Doręczenia – informuje portal Biznes.gov.pl.
Portal Centrum Verte podaje, iż wprowadzenie ma być etapowe, aby nie sparaliżować funkcjonowania instytucji. Jednak już teraz widać skalę zmiany – praktycznie cała komunikacja z państwem przejdzie do formy elektronicznej.
Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało „Plan naprawczy”, który ma pomóc podmiotom publicznym w przygotowaniu do zmian. Dokument przewiduje wprowadzenie obowiązku korzystania z systemów elektronicznego obiegu dokumentów (klasy EZD) od 1 stycznia 2028 roku.
Do końca 2025 roku obowiązuje okres przejściowy. Podmioty publiczne kierują korespondencję do podmiotów niepublicznych na adres do doręczeń elektronicznych tylko wtedy, gdy odbiorca taki adres posiada. o ile odbiorca nie posiada e-adresu, korespondencja może być kierowana w dotychczasowy sposób.
Co to oznacza dla ciebie
Jeśli prowadzisz spółkę wpisaną do KRS i wciąż nie masz adresu do e-Doręczeń, każda próba zmiany danych w rejestrze się nie powiedzie. Sąd automatycznie odrzuci wniosek – bez względu na to, czy chcesz zmienić adres firmy, dodać wspólnika czy podwyższyć kapitał.
Dla jednoosobowych przedsiębiorców sytuacja jest bardziej skomplikowana. jeżeli nie planujesz żadnych zmian w CEIDG, możesz spokojnie poczekać do października 2026 roku. Ale uwaga – każda aktualizacja danych po 30 czerwca 2025 roku automatycznie zmusza do założenia elektronicznej skrzynki.
Osoby fizyczne nie mają obowiązku posiadania adresu, ale mogą go założyć dobrowolnie. To szczególnie przydatne dla osób często kontaktujących się z urzędami – wszystkie pisma będą przychodzić elektronicznie, bez konieczności wizyt na poczcie czy oczekiwania na doręczyciela.
Process tworzenia adresu jest bezpłatny i można go przeprowadzić całkowicie zdalnie. Wystarczy wejść na stronę Biznes.gov.pl i złożyć wniosek przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego.
Koniec tradycyjnej poczty urzędowej
Wpisanie adresu firmy do Bazy Adresów Elektronicznych oznacza definitywny koniec z tradycyjną korespondencją papierową. Urzędy korzystające z e-Doręczeń przesyłają pisma wyłącznie elektronicznie – nie ma możliwości otrzymania tej samej korespondencji w wersji papierowej.
System działa jednak dwustronnie. Firmy również mogą wysyłać pisma do urzędów i innych podmiotów posiadających adres w BAE. E-Doręczenia mają taką samą moc prawną jak list polecony za potwierdzeniem odbioru, co oznacza pełną równoważność z tradycyjną korespondencją.
Dla wielu przedsiębiorców to znaczne ułatwienie. Zamiast wizyt na poczcie czy oczekiwania na doręczyciela, całą korespondencję można obsługiwać z biura. System zapewnia również potwierdzenie doręczenia i pozwala śledzić status przesyłki w czasie rzeczywistym.
Każda firma musi wyznaczyć administratora skrzynki. Może to być członek zarządu lub upoważniony pracownik. Ta osoba odpowiada za regularne sprawdzanie korespondencji i reagowanie na otrzymywane pisma.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Eksperci podkreślają, iż mimo początkowych trudności, długoterminowe korzyści będą znaczące. Przesyłki nadawane w ramach e-Doręczeń są znacznie tańsze od tradycyjnych przesyłek poleconych za potwierdzeniem odbioru – informuje portal Gov.pl.
Oszczędność czasu, eliminacja ryzyka zagubienia dokumentów, szybsza komunikacja i redukcja zużycia papieru to główne argumenty przemawiające za nowym systemem. Korespondencja jest nadawana i odbierana elektronicznie, bez konieczności wizyty na poczcie.
Dla firm, które wciąż się wahają, warto pamiętać o jednym: cyfryzacja komunikacji urzędowej to nie opcja, ale konieczność. Im szybciej przedsiębiorcy przystosują się do nowych realiów, tym łatwiej będzie im funkcjonować w coraz bardziej zdigitalizowanym świecie biznesu.
System e-Doręczeń to część szerszej strategii cyfryzacji polskiej administracji. W ostatnich latach Polacy poznali już e-recepty, e-skierowania czy aplikację mObywatel. System elektronicznych doręczeń dopełnia ten obraz, tworząc spójny ekosystem cyfrowej komunikacji z państwem.
